5. Opintohallinnon ja neuvonnan järjestäminen
Opintohallintoon sisältyvät opintoihin ilmoittautuminen, opinto-oikeuden muodostuminen, opintomaksujen periminen, opintosuoritusten rekisteröinti ja todistuksen tai opintosuoritusotteen antaminen. Näiden osalta korkeakouluissa on usein käytössään erilaisia toimintatapoja ja järjestelmiä. Opinto-oikeus muodostuu aina siihen korkeakouluun, jonka opetussuunnitelman mukaista opetus on. Tällöin kunkin opintojakson rekisteröinti tapahtuu kyseiseen korkeakouluun.
Korkeakoulujen yhteistyössä toteuttamissa osaamiskokonaisuuksissa opintohallintoon ja opiskelupolkuun liittyvä työnjako on suunniteltava yhdessä niin, että hallinnolliset siirtymät korkeakoulusta toiseen ovat opiskelijan kannalta mahdollisimman sujuvia. Opintohallinnon ja neuvonnan palvelujen tulisi huomioida aikuisopiskelijoiden tarpeet: mm. ilmoittautuminen pitää olla mahdollista tehdä verkossa, jotta työn ohella opiskelevien asiointi on mahdollisimman sujuvaa.
Neuvonnalla tulee varmistaa, että opiskelija tunnistaa opintotarjonnasta omaan osaamistarpeeseensa sopivat opinnot. Opiskelijat tarvitsevat usein neuvoja myös opintoihin ilmoittautumisesta, opintomaksuista, opinto-oikeuden kestosta sekä opintojen suorittamisesta ja suoritustavoista. Lisäksi ajanhallinnan ja opiskelukyvyn teemat ovat usein keskeisiä.
Koska eri korkeakouluilla on omat opintohallinnolliset prosessinsa ja tietojärjestelmänsä, toimijoiden tulee keskustella opintohallinnon järjestämisestä ja sopia:
- Järjestetäänkö palvelut keskitetysti yhdessä korkeakoulusta vai jaetaanko vastuu eri korkeakoulujen kesken? Keskitetysti järjestetty opintohallinto näyttäytyy opiskelijalle sujuvana käytäntönä, mutta edellyttää korkeakouluilta ilmoittautumisen jälkeen tapahtuvaa hallintotyötä. Hajautetusti järjestetty opintohallinto saattaa näyttäytyä opiskelijalle monimutkaisena, mutta korkeakoulujen kannalta opintohallinto toteutuu sujuvammin.
- Kuinka kunkin korkeakoulun opintopalveluissa varmistetaan riittävä tieto osaamiskokonaisuudesta ja siihen sisältyvistä jaksoista?
- Annetaanko opiskelijalle yhteinen osaamiskokonaisuustodistus tai digitaalinen osaamismerkki?
Biotalouden osaamissalkkuun ei luotu yhteistä ilmoittautumiskäytännettä. Opiskelija ilmoittautuu haluamalleen opintojaksolle suoraan opintojakson tarjoavaan avoimeen korkeakouluun. Näin ollen jokainen korkeakoulu myöntää opiskelijalle myös opinto-oikeuden ja siihen liittyvät tunnukset sekä muun tarvittavan aina erikseen kullekin opintojaksolle. Myös opintomaksut määräytyvät kunkin avoimen korkeakoulun taksojen mukaisesti. Salkun opintojaksot ovat siis periaatteessa erillisiä kunkin korkeakoulun tarjoamia kursseja. Osaamissalkun tarjonta löytyy osoitteesta http://biotalousosaaja.karelia.fi.
Opiskelija voi suorittaa pelkästään Näkökulmia biotalouteen -opintojakson (2 op) tai jonkin muun salkkuun kuuluvan irrallisen opintojakson ja saada opintosuoritusmerkinnän siitä korkeakoulusta, johon on opintojaksot suorittanut. Opiskelija voi sisällyttää osaamissalkkuun haluamansa määrän tarjolla olevia opintojaksoja ja hakea näistä erillisen Biotalousosaajan open badge ‑osaamismerkin. Osaamismerkin myöntää Karelia-ammattikorkeakoulu ja merkkiä haetaan sähköisellä lomakkeella, johon opiskelija itse liittää suorittamiensa opintojaksojen opintorekisteriotteet. Osaamismerkin voi saada suoritettuaan vähintään 10 op (*), 20 op (**) tai 30 op (***).
Opintoneuvontaa saa osaamissalkun yhteistyöverkostossa olevista avoimista korkeakouluista, sähköpostiosoitteesta biotalousosaaja@karelia.fi sekä verkkosivuilta.
Sosiaali- ja terveysalan pilotissa osaamiskokonaisuuden osalta päädyttiin kokeilemaan keskitettyä mallia opintohallinnon järjestämisessä. Tätä varten korkeakoulujen yhteistyöstä tehtiin kirjallinen sopimus. Ensimmäisen vaiheen sopimus kirjoitettiin ensimmäisen koordinaattorin (Diak) käytäntöjä korostaen. Toisen vaiheen sopimus kirjoitettiin niin, että koordinaatiovastuun kiertäminen huomioidaan selkeämmin.
Sosiaali- ja terveysalan pilotissa toimittiin seuraavasti:
- Kokonaisuudelle valittiin koordinaattori, joka otti vastaan ilmoittautumiset ja opintomaksut, huolehti tiedonsiirrosta partnerikorkeakouluille ja keräsi tietoa partnerikorkeakouluilta, kirjoitti kokonaisuuden todistukset. Ensimmäisellä toteutuskerralla koordinaatiovastuun otti sote-pilotin koordinaattori Diak. Koordinaatiovastuu suunniteltiin kiertäväksi.
- Hakijat ilmoittautuivat osaamiskokonaisuuteen yhdellä kertaa. Jokainen korkeakoulu myönsi opiskelijoille opinto-oikeuden omaan opintojaksoonsa koordinaattorin toimittamien ilmoittautumistietojen perusteella.
- Opintomaksuissa noudatettiin koordinaattorin käytäntöä, ja ne maksettiin koordinaattorille. Partnerikorkeakoulut laskuttivat osuutensa koordinaattorilta.
- Koordinaattori vastasi opiskelijoiden opinto-oikeuteen liittyvästä hallinnosta kokonaisuuden osalta (mm. keskeyttämiset) ja välitti tietoa tarvittaessa partnerikorkeakouluille.
- Koordinaattori kokosi suoritustiedot osioista ja kirjoitti todistukset niille, jotka olivat suorittaneet kaikki osiot. Jokainen korkeakoulu antoi opintosuoritusotteen omasta osuudestaan myös niille, jotka eivät suorittaneet kokonaisuutta.
- Kun tiedonsiirtosuunnitelma (mitä ja milloin) ja yhteyshenkilöt partnerikorkeakouluissa oli sovittu selkeästi, lisätyötä ei aiheutunut merkittävästi.
Sosiaali- ja terveysalan pilotissa osaamiskokonaisuuden rakentaminen ja toteuttaminen on vaatinut myös ennakkosopimuksia käytännön järjestelyistä. Tavoitteena on tarjota opiskelijoille yhtenäisenä näyttäytyvä osaamiskokonaisuus.
ICT-pilotin opintojaksoille ilmoittauduttiin jaksokohtaisesti avoimen yliopiston käytänteiden mukaan. Perustutkinto-opiskelijat ilmoittautuivat opintojaksoille. Heille tehtiin esimerkiksi Åbo Akademin MOOC-kursseista linkki omaan Moodle-ympäristöön, joten erillistä rekisteröintiä ei tarvittu. Avoimen yliopiston rekisteröintimaksu perittiin niiltä avoimien verkkokurssien opiskelijoilta, jotka suorittivat opintojaksot. Muutoin osallistuminen oli MOOC-kurssien tapaan ilmaista. Opintojaksot suorittaneet opiskelijat saivat asianmukaiset todistuksen kustakin opintojaksosta. Opintoneuvonta tapahtui sähköpostitse, ja siitä vastasi lähinnä avoimen yliopiston koulutussuunnittelija.
Opintohallinnon sujuvuus
- Miten opiskelijat ilmoittautuvat (kunkin korkeakoulun omaan järjestelmään vai yhteen korkeakouluun, ilmoittautumisaika)?
- Minkälainen opinto-oikeusaika opiskelijalle myönnetään?
- Miten opintomaksut muodostuvat ja miten ne peritään?
- Miten opiskelijat saavat tunnukset tietojärjestelmiin?
- Miten opintosuoritusten rekisteröinti hoidetaan, ja minkälainen todistus osaamiskokonaisuudesta tehdään?
- Miten korkeakoulut järjestävät keskinäisen tiedonkulun opintojen edistymisestä (suoritukset, keskeytykset, ongelmat)?
- Miten opiskelijoilta kerätään palautetta osaamiskokonaisuudesta?
Neuvonnan järjestäminen
- Mihin asioihin neuvonnalla vastataan (esimerkiksi opintoihin ilmoittautuminen, opintomaksut, opinto-oikeuden kesto, opintojen suorittaminen ja suoritustavat, opiskelijoiden ajanhallinnan ja opiskelukyvyn kysymykset, opintopolun sujuvuus)?
- Miten työnjako tehdään neuvonnan osalta?
- Miten neuvonta toteutetaan, jotta se on mahdollisimman saavutettavaa (välineet, ajankohta)?
- Miten varmistetaan, että neuvontaa toteuttavilla on riittävästi tietoa toteutettavasta osaamiskokonaisuudesta?
- Miten korkeakoulujen välinen yhteistyö opintohallinnon toteuttamisessa onnistui ja miten sitä tulisi kehittää?
- Miten opintohallintoa tulisi arvioida ja kehittää opiskelijapalautteen pohjalta?
- Millaista palautetta opiskelijat antoivat neuvonnasta, ja kuinka neuvontaa tulisi kehittää?
